Wer Microsoft Word entweder beruflich oder privat in Anspruch nimmt, kommt schnell an bestimmte Grenzen. Nachfolgend sind 7 praktische Tipps aufgeführt, um besser und schneller mit Word zu arbeiten. Auf diese Weise lässt sich die Effizienz bei der Textverarbeitung nachhaltig erhöhen und viel Zeit einsparen.
1. Texte übersetzen
Inzwischen kann Word Texte aus fremden Sprachen ins Deutsche oder einen deutschen Text in die gewünschte Sprache übersetzen. Zwar ist die Übersetzung noch nicht fehlerfrei, damit lässt sich aber der Sinn des Textes schnell und einfach verstehen.
2. Zeitsparende Diktierfunktion verwenden
Mit der Diktierfunktion lässt sich im Hinblick auf längere Textpassagen die mühselige und zeitraubende Tipparbeit einsparen. Im Vergleich zur Anfangszeit funktioniert das Diktieren von Texten in Word mittlerweile sehr gut und fast ohne Fehler. Wichtig ist eine langsame und deutliche Aussprache, dazu müssen die Nutzer die Satzzeichen mitsprechen. Normalerweise erkennt das Programm die gesprochenen Satzzeichen und fügt sie dann automatisch in den Text ein. Wer Microsoft Office kaufen und von den Verbesserungen bei Word profitieren will, hat so die Möglichkeit von einer kostbaren Zeitersparnis zu profitieren.
3. Vorlagen benutzen
Wer periodische Newsletter schreibt oder regelmäßig Berichte abliefern muss, für den bieten sich die vielen verschiedenen Vorlagen bei Word an. Die zahlreichen Beispiele decken so gut wie alle Einsatzgebiete ab, sowohl für geschäftliche als auch für private Zwecke. So können die User einen Gutschein für den Geburtstag der Freunde basteln oder die selbe Grußkarte an unterschiedliche Personen schreiben. Des Weiteren ist damit das Verfassen von Blogartikeln möglich, ebenso wie das Aufbereiten des nächsten Geschäftsberichts. Dank der professionell gestalteten Vorlagen lässt sich sowohl der Arbeitsaufwand verringern.
4. Mit Bravour in Word zeichnen
Bei Word stehen den Nutzern farbige Stifte und weitere Zeichenwerkzeuge zur Verfügung. So lassen sich Korrekturen handschriftlich in den Text einfügen oder gewisse Passagen farblich hervorheben. Mit der Funktion ‚Freihand in Form‘ ist das Zeichnen von geometrischen Figuren im Dokument möglich. Word erkennt anschließend die gewünschte Form und erstellt davon eine saubere Kopie.
5. Editor verwenden
Mit dem Editor erhalten Nutzer eine wichtige Hilfestellung bei der Korrektur von geschriebenen Texten. So lassen sich Tippfehler, fehlende Satzzeichen oder grammatikalische Fehler schnell aufspüren. Außerdem überprüft der Editor, ob die folgenden Faktoren bei den Texten stimmen:
- Formelle Sprache
- Prägnanz
- Wortwahl
- Verständlichkeit
Darüber hinaus gibt es dabei eine Funktion, welche das Dokument auf Ähnlichkeiten mit Onlinequellen überprüft. Im Hinblick auf Plagiate ist dieser Aspekt speziell für Studenten sehr interessant.
6. PDF-Dateien in Word öffnen und speichern
PDF-Dateien spielen vor allem bei der beruflichen Nutzung von Microsoft Word eine wichtige Rolle. Bereits seit einiger Zeit lassen sich die verfassten Word-Dokumente sofort als PDF-Datei abspeichern. Ergänzend dazu gibt es mittlerweile eine neue Funktion, um das PDF direkt in Word zu öffnen. So funktioniert das Öffnen auf die gleiche Art wie beim Word-Dokument. Im Anschluss erscheint auf dem Bildschirm eine spezielle Version, welche für Word aufbereitet ist. Sie lässt sich ganz normal bearbeiten und nach Wunsch verändern.
7. Textdokument in Webseite verwandeln
Mit der Funktion ‚Transformieren‘ lässt sich das gesamte Textdokument in eine Webseite verwandeln. Dafür stehen gesonderte Design-Vorlagen zur Auswahl, den Rest erledigt die integrierte Schnittstelle ‚Sway‘.
Fazit
Mit Hilfe der aufgeführten Tipps lernen die Nutzer ihr Microsoft Word besser kennen. So lässt sich viel Arbeitszeit einsparen und unnötiger Aufwand umgehen.
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