Die ordnungsgemäße Buchhaltung ist für jedes buchführungspflichtige Unternehmen eine Pflicht. Von einer ordentlichen Buchhaltung profitieren aber auch Betriebe, denen das Gesetz die Buchführungspflicht nicht auferlegt. Ein wichtiges buchhalterisches Instrument ist dabei der Kontenrahmen, der sämtliche relevante Konten einer Branche verzeichnet und damit die Erstellung eines zum Unternehmen passenden Kontenplans ermöglicht. Viele Unternehmen diverser Branchen orientieren sich an dem Standardkontenrahmen, wobei es sich häufig anbietet, im SKR 03 oder im SKR 04 zu buchen.
Was bedeutet die Buchhaltung für ein Unternehmen?
Mit einer ordnungsgemäß gehandhabten Buchhaltung sind Unternehmen im E-Commerce-Bereich oder im produzierenden Gewerbe in der Lage, die eigenen Finanzen zuverlässig zu verwalten und zu dokumentieren. Im Rahmen der unterjährigen Finanzbuchhaltung erfasst die Buchhaltung eines Unternehmens alle Geschäftsvorfälle, die sich in einem Jahr ereignen und sich auf den Erfolg des Unternehmens auswirken. Für die Erfassung von Einnahmen und Ausgaben verwendet die Buchhaltung einen Kontenrahmen. Dies kann unter anderem der Prozessgliederungs-Kontenrahmen SKR 03 oder der SKR 04 sein, der dem Abschlussgliederungsprinzip folgt. Bei der Erstellung der Finanzbuchhaltung fertigt die Buchhaltung mehrere aussagekräftige Auswertungen an. Hierzu zählen:
- Betriebswirtschaftliche Auswertungen
- OPOS-Listen
- Summen- und Saldenlisten
- Umsatzsteuer-Voranmeldungen
Die Umsatzsteuer-Voranmeldung wird auf digitalem Weg an das zuständige Finanzamt weitergeleitet. Dabei muss der Buchhalter sich an die gesetzlich vorgegebene Frist des Umsatzsteuergesetzes halten.
Neben der Finanzbuchhaltung ist ein Unternehmen auch für die Erstellung der Lohnbuchhaltung verantwortlich. Dies bedeutet, dass die Lohnbuchhaltung die monatlichen Lohnabrechnungen erstellt und die Lohnsteueranmeldung an das Finanzamt übermittelt. Außerdem werden die Sozialversicherungsbeiträge an die zuständigen Krankenkassen gemeldet.
Am Jahresende entwickelt die zuständige Abteilung aus einer soliden Buchhaltung den Jahresabschluss. Bei einem buchführungspflichtigen Unternehmen müssen zusätzlich die notwendigen Abschlussbuchungen vorgenommen werden. Obendrein ist es erforderlich, die Salden von Bank, Debitoren und Kreditoren abzustimmen. Ein nicht buchführungspflichtiges Unternehmen fertigt hingegen lediglich eine Einnahmen-Überschussrechnung an. Hier entfällt die periodengerechte Abgrenzung. Allerdings spielt das Zu- und Abflussprinzip des § 11 Einkommensteuergesetz (EStG) eine wesentliche Rolle.
Jede Buchhaltung kann von Unternehmen in Eigenregie organisiert werden. Alternativ beauftragt die Geschäftsführung einen externen Dienstleister mit den notwendigen Aufgaben. Dies kann ein selbstständiges Buchhaltungsbüro oder eine Steuerberatung sein.
Wen betrifft die Buchführungspflicht?
Die Buchführungspflicht gilt für alle gewerblichen Unternehmen, die mit ihrem Jahresergebnis bestimmte Gewinn- und Umsatzgrenzen überschreiten. So muss der Gesamtumsatz des Vorjahres mehr als 800.000 Euro betragen. Alternativ legt der Gesetzgeber für gewerbliche Betriebe einen Gewinn von 80.000 Euro fest. Gewerbliche Unternehmen, die mit ihrem Jahresergebnis unter den Gewinn- und Umsatzgrenzen liegen, aber auch freiberufliche Unternehmen (z. B. eines Steuerberater- oder Architektenbüros) sind nicht zur Buchführung verpflichtet. Von den monatlichen Aufzeichnungen profitieren sie dennoch, weil mit der Buchhaltung viele Vorteile verbunden sind.
Welche Vorteile verspricht die unternehmensinterne Übernahme der Buchhaltung?
Ist ein Unternehmen zur Erstellung einer Buchhaltung verpflichtet, gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten: Die Aufgaben können an einen externen Dienstleister ausgelagert werden oder man nimmt sich selbst der Erstellung des monatlichen Zahlenwerks an. Die Übernahme der Buchhaltung im eigenen Unternehmen ist mit den folgenden Vorteilen verbunden:
- Unternehmen haben ihre Unterlagen jederzeit zur Hand und verschaffen sich direkt beim Buchen der Geschäftsvorfälle einen detaillierten Überblick.
- Die Rechnung des Steuerberaters reduziert sich deutlich, wenn Unternehmen ihn nur mit der Anfertigung des Jahresabschlusses und der dazugehörigen Steuererklärungen beauftragen.
- Bei der Erstellung der Buchhaltung profitieren Unternehmen von dem Einsatz einer geeigneten Software. Diese unterstützt sie bei allen erforderlichen Aufgaben, was sich wiederum positiv auf die aufzubringende Zeit
Was ist bei der Verwendung des SKR 03 zu beachten?
Unternehmen fertigen ihre Buchhaltung unter Beachtung eines für ihre jeweilige Branche geeigneten Kontenrahmens an. Viele Organisationen greifen hier auf den Standardkontenrahmen SKR 03 zurück. Seine Anwendung ist nicht nur einfach und übersichtlich – mithilfe der automatisierten Abläufe haben Mitarbeitende der Buchhaltung auch die Möglichkeit, den Kontenrahmen an die individuellen Anforderungen eines Unternehmens anzupassen. Die weiteren positiven Eigenschaften des SKR 03 zeigen sich dadurch, dass er sowohl online als auch offline am PC verfügbar ist. Der SKR 03 ermöglicht dank geeigneter Schnittstellen außerdem einen problemlosen Austausch mit der gewählten Steuerberatung und dem Finanzamt. So ist sichergestellt, dass die Daten korrekt übermittelt werden und die beauftragte Steuerberatung den Jahresabschluss und die Steuererklärungen reibungslos anfertigen kann.
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