Dieses Szenario kennen bestimmte viele von euch: Man sitzt in einem wichtigen Meeting, versucht mitzuschreiben, gleichzeitig zuzuhören – und am Ende fehlt wahrscheinlich trotzdem die Hälfte. Wer hat jetzt noch mal was gesagt? Welche Aufgaben wurden an wen verteilt? Was genau waren nochmal die Kernaussagen? Wo ist eigentlich das Protokoll vom letzten Mal? Die gute Nachricht: Künstliche Intelligenz hat sich so weit entwickelt, dass sie euch diese Arbeit mittlerweile ganz einfach abnehmen kann.

KI-gestützte Protokollierungs-Tools schreiben automatisch mit, fassen das Meeting zusammen und heben die Highlights hervor. Ihr könnt euch während eurer Gespräche somit ganz einfach aufs Zuhören konzentrieren – die KI übernimmt die Arbeit für euch. Wir zeigen euch, was Protokollierungs-KIs überhaupt sind, welche Vorteile sie haben und welche Tools aktuell die besten auf dem Markt sind.

Was sind KI-gestützte Protokolle?

KI-gestützte Protokolle sind digitale Mitschriften, die mithilfe von künstlicher Intelligenz (KI) automatisch erstellt werden – sei es aus Konferenzen, Meetings oder Interviews. Diese intelligenten Systeme nutzen Spracherkennung, maschinelles Lernen und natürliche Sprachverarbeitung (NLP). Damit transkribieren sie gesprochene Inhalte in Echtzeit, fassen sie zusammen und heben wichtige Informationen hervor. Sie können euch helfen Gesprächsdynamiken zu analysieren, Aufgaben zu identifizieren und das Gesprochene automatisch bestimmten Personen zuordnen – dank Sprechererkennung und KI-Analysefunktionen. Die Integration mit Meeting-Plattformen wie Zoom, MS Teams oder Google Meet ermöglicht eine problemlose Nutzung. Einige Systeme unterstützen sogar Vor-Ort-Termine mithilfe von Audiogeräten oder nachträglichem Datei-Upload. Protokollierungs-KIs nehmen euch die Arbeit ab, manuelle Mitschriften erstellen zu müssen und hat noch viele weitere Funktionen, um Zeit und Arbeit zu sparen.  

Vorteile gegenüber manueller Protokollführung

KI-gestützte Protokolle bringen definitiv viele Vorteile mit sich, die euch sicherlich davon überzeugen werden, diese Tools zukünftig einmal auszuprobieren und in euren Arbeitsalltag zu integrieren. Statt per Hand die Notizen anzufertigen, erfolgt das Mitschreiben ganz automatisch und in Echtzeit. Das spart euch sowohl Zeit als auch Arbeit. Während des Meetings könnt ihr euch außerdem viel besser auf das Wesentliche konzentrieren. Ihr könnt den Fokus darauf legen zuzuhören und an den Gesprächen teilzunehmen.

Auch im Nachgang an das Meeting nimmt euch das Tool viel Arbeit ab. Die KI kann automatische Zusammenfassungen erstellen, relevante Informationen hervorheben und je nach Software sogar To-Do’s herausarbeiten sowie Aufgaben verteilen. Das ermöglicht euch eine effiziente Aufgabenverwaltung und eine direkte Nachverfolgung. Durch Funktionen wie Zeitstempel, Sprechererkennungen und Tagging lassen sich bestimmte Aussagen oder Themen schnell wiederfinden, ohne das gesamte Protokoll durchsuchen zu müssen – spart Zeit und schafft Übersicht.

Manche KI-Protokollierungs-Tools bieten euch die Möglichkeit die Transkripte in bestehende Arbeitsprozesse zu integrieren – durch CRM-, Projektmanagement- und Automatisierungssysteme. Das optimiert in jedem Fall euren Workflow und spart euch Zeit. Da die meisten Tools mehrere Sprachen unterstützen, ermöglichen sie es, Transkripte auch für internationale Teams bereitzustellen und die Sprachbarrieren zu überwinden. Durch zusätzliche Funktionen, die manche Softwares beinhalten, können eure Gespräche und eure Arbeit noch weiter optimiert werden. Dazu gehören unter anderem Stimmungsanalysen oder Auswertungen eurer Perfomance im Meeting, die euch unterstützen.

Zusammenfassend sorgen KI-gestützte Protokolle für eine effizientere, präzisere und zeitsparende Meeting-Dokumentation, die eure Zusammenarbeit und Produktivität im Team deutlich verbessern können.

Otter.ai

Otter.ai gehört wohl zu den bekanntesten und besten Protokoll-KIs weltweit. Die amerikanische Transkriptionssoftware verwandelt dank künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen Sprache in Text um. Das bedeutet: Sie verschriftlicht eure Meetings automatisch sowie ziemlich genau und fasst sie danach auch noch zusätzlich zusammen.

Der Fokus liegt vor allem auf Online-Meetings. Die Software funktioniert mit Zoom, Microsoft Teams, Dropbox und Google Meet. Per Web-App wird jedes gesprochene Wort niedergeschrieben, sobald eure Sitzungen starten. Tolles Feature: Wenn ihr die App mit einem Google-Kalender verbindet, kann man den Otter-Assistenten sogar automatisch zu den Meetings dazuschalten lassen. Alternativ könnt ihr aber auch direkt in der Web-App die Aufnahmen starten. Kein nerviges Eintippen längerer E-Mails oder Notizen mehr – einfach Einsprechen und in Echtzeit transkribieren lassen. Optimal, wenn man nebenher noch andere Aufgaben erledigen muss, Zeit sparen will oder lieber redet, anstatt zu tippen.

Die Software überzeugt mit einer hohen Genauigkeit bei der Transkription und mit praktischen interaktiven Notizen – diese erscheinen an der jeweiligen Zeitmarke. Außerdem könnt ihr ganz einfach eure Stimmen im System hinterlegen, damit Otter sie im Meeting wiederkennen und automatisch den entsprechenden Namen zuordnen kann. In einem persönlichen Wörterbuch könnt ihr nicht nur die Namen hinterlegen, sondern auch Fachbegriffe, damit sie korrekt erkannt und transkribiert werden können. 

Ein Pluspunkt von Otter.ai: Die kostenlose Basic-Version ist überraschend großzügig. Ihr könnt monatlich bis zu 300 Minuten gebührenfrei aufnehmen – das sind ganze fünf Stunden. Allerdings gibt es hier eine kleine Einschränkung: Pro Aufnahme sind nur 30 Minuten am Stück möglich. Grundsätzlich bietet die App noch zwei weitere Varianten an: Die Pro-Version und eine Business-Version. Letztere beinhaltet unter anderem 6.000 Minuten Transkription (4 Stunden am Stück), kein Importlimit oder auch die Erstellung von Gruppen für standortunabhängiges Arbeiten. Für die Einzelplatz-Version der Pro-Version zahlt ihr 16 USD/Monat/Nutzer und für die Business-Lösung monatlich 30 USD/Monat/Nutzer. Für größere Unternehmen gibt es eine Enterprise-Variante – die Preise sind individuell.

Gut zu wissen und ein weiterer Vorteil der App: Für die Nutzung gibt es nur wenige technische Voraussetzungen. Ihr braucht einen stabilen Internetzugang, ein Computer oder Mobilgerät, ein Mikrofon/Headset (USB/Bluetooth) und eine Web-Kamera.

Allerdings hat die KI auch einen Haken. Für diejenigen unter euch, die auf Deutsch transkribieren wollen ist Otter.ai leider nichts – die Software unterstützt nur Englisch, Französisch und Spanisch. Außerdem werden alle eure Daten in den USA verarbeitet und nicht DSGVO-konform geschützt. Von Vorteil ist, dass Otter alle Notizen, geteilten Unterlagen sowie Dokumente und die Gesprächsprotokolle dauerhaft hinterlegt. Leider ist das aber aus Datenschutz- und DSGVO-Gründen kritisch.  Zusätzlich lässt sich die Web-App nicht in ein CRM-Programm integrieren und kann dementsprechend keinen reibungslosen Datenaustausch ermöglichen.

Abo-Modelle

& Preise von Otter.ai 

Bei Otter.ai könnt ihr euch zwischen drei verschiedenen kostenpflichtigen Angeboten entscheiden. Je mehr Geld ihr für das Abo ausgebt, desto mehr Funktionen und Transkriptionsminuten stehen euch zur Verfügung. Die Wahl des Abos hängt vor allem von eurer Teamgröße und der Nutzungshäufigkeit ab. 

• Die Pro-Version für 16 USD/Monat/Nutzer eignet sich optimal für kleine Teams. Hier könnt ihr unter anderem von erweiterten Teamfunktionen und 1.200 monatlichen Transkriptionsminuten (90 Minuten pro Gespräch) profitieren.
• Die Business-Version eignet sich für größere Teams und kostet 30 USD/Monat/Nutzer. Ihr könnt an mehreren Meetings gleichzeitig teilnehmen, verfügt über zusätzliche Verwaltungsfunktionen und 6.000 Transkriptionsminuten (4 Stunden pro Gespräch).
• Für die Enterprise-Version erhaltet ihr den Preis auf Anfrage. Hier bekommt ihr erweiterte Sicherheit, Kontrolle sowie Unterstützung für das Unternehmen. 

Kann man Otter.ai kostenlos ausprobieren? 

Die Software glänzt mit der Möglichkeit einer kostenlosen Basis-Version. Hier könnt ihr monatlich bis zu 300 Minuten aufnehmen, allerdings nur 30 Minuten am Stück. Trotzdem könnt ihr euch einen ersten Überblick verschaffen und grundlegende Funktionen gebührenfrei nutzen. 

Fireflies.ai

Auch diese KI-basierte Software Fireflies.ai hilft euch, Meetings effizienter zu gestalten, indem sie automatisch Aufzeichnungen, Echtzeit-Transkriptionen, Zusammenfassungen und Analysen erstellt. Auch dieses Tool lässt sich in Zoom, MS Teams und Google Meet integrieren und in über 69 Sprachen nutzen – darunter Deutsch, Englisch, Spanisch und Französisch. Statt sich also auf das Mitschreiben zu konzentrieren, könnt ihr den Fokus auf das Gespräch und seine wichtigen Punkte legen und damit die Zusammenarbeit im Team verbessern. Vor allem die integrierte Suchfunktion erleichtert euch die Arbeit – ihr könnt blitzschnell bestimmte Themenpunkte aus vergangenen Meetings wiederfinden, wenn ihr sie braucht. Besonders cool? Ihr könnt nicht nur Audio, sondern auch Video aufzeichnen – erfolgt separat und ermöglicht euch eine lückenlose Nachverfolgung und spätere Analyse. Über die reine Transkription hinaus bietet Fireflies auch eine Stimmungsanalyse und schaut wie eure Dynamik währendes des Meetings so war.

Ein weiteres Highlight ist die CRM-Integration, wie zum Beispiel mit Salesforce. Im Gegensatz zu Otter.ai könnt ihr hier von dieser Funktion profitieren – vor allem, wenn ihr in Vertriebsteams tätig seid. Besprechungsnotizen, Abschriften und Aufnahmen können nämlich direkt in den Arbeitsfluss integriert werden. Um zu schauen, ob die Software etwas für euch ist, bietet sie eine kostenlose Basisversion an – damit könnt ihr Fireflies ganz einfach ausprobieren und grundlegende Funktionen nutzen. Ein weiterer Pluspunkt ist die Kommentarfunktion. Ihr habt die Möglichkeit, Kommentare und Markierungen in den Transkripten zu hinterlassen – lässt bestimmte Inhalte später leichter nachverfolgen. Worauf ihr euch auch freuen könnt, ist die intuitive Benutzeroberfläche und die einfache Handhabung. Ihr braucht also nicht viele technische Vorkenntnisse, um von diesem Tool zu profitieren.

Fireflies bietet euch eine recht flexible Preisstruktur – vom kostenfreien Einstieg bis hin zu umfassenden Enterprise-Lösungen. Die kostenlose Basis-Version richtet sich an Einzelanwender oder kleine Teams, für die die Grundfunktionen ausreichen – unbegrenzte Transkriptionen, begrenzte KI-generierte Zusammenfassungen und 800 Minuten Speicherplatz pro Sitzplatz. 10 USD zahlt ihr pro Nutzer und Monat für den Pro-Plan –  erweitere Speicherkapazitäten, tiefere Analysen und weitere Tools. Für 19 USD pro Nutzer pro Monat erhalten mittelgroße Teams zusätzlich erweiterte Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen sowie detaillierte Team-Analysen. Der Enterprise-Plan für 39 USD pro Nutzer pro Monat glänzt mit vielen weiteren Funktionen: Dedizierter Account-Manager, Single Sign-On und HIPAA-Konformität.

Aber natürlich gibt es auch bei diesem Tool ein paar Kritikpunkte. Wie bei Otter werden alle eure Daten in den USA gespeichert, was auch hier aus Gründen des Datenschutzes nicht ganz unproblematisch sein könnte. Aber: Meeting-Aufzeichnungen können in einer Private-Cloud-Version gespeichert werden – damit die EU-Richtlinien eingehalten werden. Das spricht wiederum für eure Datensicherheit. Trotzdem berichten einige Nutzer von gelegentlichen technischen Problemen – das kann euren Arbeitsfluss stören und euch Zeit kosten.

Abo-Modelle & Preise von Fireflies.ai 

Auch bei dieser Software könnt ihr zwischen drei verschiedenen kostenpflichtigen Modellen wählen. Ein großer Vorteil: Egal welches Abo ihr nutzt, ihr profitiert immer von unbegrenzten Transkriptionsminuten. Trotzdem unterscheiden sie sich in zusätzlichen Funktionen, Speicherplatz und Sicherheit.

• Das Pro-Abo für 10USD/Monat/Nutzer eignet sich am besten für Einzelne und kleine Teams. Unbegrenzte Transkriptionen, Zusammenfassungen und 8.000 Minuten Speicherkapazität sind enthalten.
• Für 19 USD/Monat/Nutzer bekommt ihr das Business-Abo. Hier habt unbegrenzten Speicher zur Verfügung, zusätzliche Analysefunktionen und Support. 
• Das Enterprise-Abo kostet 39 USD/Monat/Nutzer und ist optimal für große Unternehmen. Hier habt ihr zusätzliche Datensicherheit, private Speicher und einen noch engagierteren Support bei Problemen. 

Kann man Fireflies.ai kostenlos ausprobieren?

Für diejenigen unter euch, die das ganze erst einmal ausprobieren wollen oder auch alleine arbeiten, bietet Fireflies eine kostenlose Version an. Diese bietet euch unbegrenzte Transkriptionsminuten, 800 Minuten Speicherkapazität sowie die Kommentarfunktion und vieles mehr an. Die Anzahl an Zusammenfassungen sind allerdings begrenzt und der Umfang der Funktionen beschränkt – für den ersten Eindruck aber ideal. 

Sonix.ai

Wenn ihr auf genaue Transkriptionen setzt, dann ist Sonix.ai das richtige für euch. Mit einer beeindruckenden Genauigkeit von 99% und der Unterstützung von über 49 Sprachen, darunter auch Deutsch und Englisch, ist es eines der leistungsstärksten Tools auf dem Markt. Ihr könnt hiermit, wie bei Fireflies, nicht nur Audios, sondern auch Videodateien transkribieren.

Vor allem die Bedienung von Sonix überzeugt mit seiner übersichtlichen Benutzeroberfläche. Das Tool bietet ein integriertes Textverarbeitungsprogramm, mit dem ihr Transkriptionen direkt im Browser bearbeiten könnt. Außerdem glänzt das Tool mit vielen weiteren Funktionen. Ihr habt die Möglichkeit Notizen hinzuzufügen, Wörter zu suchen und zu ersetzen und wichtige Textstellen hervorzuheben – damit behaltet ihr in jedem Fall immer einen guten Überblick. Zusätzlich lässt sich Sonix auch ganz einfach in bestehende IT- und Arbeitsabläufe integrieren. Ihr profitiert von flexiblem Export und teamorientierten Funktionen, wie die gemeinsame Bearbeitung von Dateien durch mehrere Nutzer. Wenn ihr bereits mit Zoom, Dropbox oder Zapier arbeitet, dann könnt ihr Sonix problemlos in euren Workflow einbinden.

Ein besonderes Highlight? Die Möglichkeit, die Transkripte nachträglich an das Original anzupassen, um Ungenauigkeiten oder Fehler auszugleichen. Ebenso wie die Möglichkeit mehrere Spuren in einem Transkript miteinander kombinieren zu können. Besonders cool sind auch die automatische Erstellung von Untertiteln für multilinguale Videos oder auch die Sprecheridentifikation sowie AI-Analyse-Tools.  

Bei Sonix braucht ihr euch um eure Daten vergleichsweise wenig Sorgen zu machen. Die Software erfüllt strenge Sicherheitsstandards – SOC 2 Type 2-zertifiziert und DSGVO-konform. Ihr habt flexible Zugriffsrechte für eure Transkriptionen die in einer Cloud gespeichert werden und könnt managen, wer Zugriff darauf hat.

Ein großer Nachteil von Sonix ist allerdings die komplizierte Preisstruktur. Zum einen könnt ihr das Tool nicht kostenlos Testen – die Software bietet keine Basis-Version an. Nur als Premium-Kunde könnt ihr die Add-on-Funkltionen nutzen – Zusammenfassungen mit Aktions- und Schlüsselpunkten zum Beispiel, kosten euch. Das Pay-as-you-go-Modell startet bei 10 USD pro Stunde, was sich schnell summiert – besonders im Vergleich zu der Konkurrenz schneidet Sonix hier schlecht ab. Das Premium-Modell bekommt ihr für 5 USD die Stunde plus 16,50 USD im Monat – hier profitiert ihr von weiteren Tools für eine bessere Zusammenarbeit. Für große Teams und Unternehmen wird ein Enterprise-Plan angeboten – automatische Transkriptionen, Untertitel, Übersetzungen, High-End-Sicherheitsfunktionen und weitere Admin-Steuerelemente. Als Großkunden könnt ihr hier aber auch noch einmal individuelle Angebote mit unterschiedlichen Funktionen zu verschiedenen Preisen erhalten. Zusätzlich gibt es keine mobile App – ihr könnt Sonix also nicht mit Android oder iOS nutzen.

Abo-Modelle und Preise von Sonix.ai

Die Preisstruktur ist ziemlich kompliziert und nicht gerade übersichtlich. Aber auch Sonix hat ein dreistufiges kostenpflichtiges Abo-Modell – Standard, Prämie und Unternehmen. Diese unterscheiden sich grundlegend ihr den zugehörigen Funktionen.

• Das Standard-Abo richtet sich nur an Einzelbenutzer. Für die Plattform an sich zahlt ihr hier nichts, aber für die jeweiligen Funktionen, die ihr nutzen möchtet. Für 10 USD/Stunde/Nutzer könnt ihr euch Transkripte und Übersetzungen erstellen lassen. Der Speicherplatz beträgt gerade einmal 10GB und Support erhaltet ihr nur per Mail. Bis auf die Sprechererkennung sind hier kaum weitere Funktionen enthalten.
• Das Prämie-Abo richtet sich an Mehrbenutzer (1+ Sitze). Hier zahlt ihr grundsätzlich 16,50 USD/Nutzer/Monat und weitere 5 USD/Stunde für Transkripte und Analysen. Zur Verfügung stehen 100GB Speicher, vorrangiger Support, unbegrenzte Exporte und ein benutzerdefiniertes Wörterbuch. 
• Der Preis für das Abo für Unternehmen wird benutzerdefiniert zusammengestellt. Hier stehen euch dann aber alle Funktionen zur Verfügung wie ein engagierter Kundenbetreuer oder fortgeschrittene Benutzerverwaltung.  

Kann man Sonix.ai kostenlos ausprobieren?

Leider könnt ihr diese Software nicht testen. Schon grundlegende Funktionen könnt ihr erst gegen eine Gebühr nutzen. 

Tl;dv

Tl;dv ist eine smarte Software, die sowohl Audio als auch Video aufzeichnet, Transkripte in Echtzeit sowie in über 30 Sprachen erstellt und unbegrenzte kostenlose Aufnahmen bietet. Gut für euch zu wissen: Das Ganze lässt sich ziemlich einfach ohne technische Vorkenntnisse einrichten und die meisten Funktionen sind sogar komplett kostenlos. Auch dieses Tool lässt sich mit Google Meet sowie Zoom verknüpfen und in Google Drive integrieren – da werden eure Meeting-Aufzeichnung ganz einfach direkt in der Cloud gespeichert und können geteilt werden.

Womit das Tool in jedem Fall punktet: Ihr könnt die Meetings selbst noch einmal ansehen und auf vielfältige Weise nutzen. Außerdem überzeugt das KI-basierte Tool zusätzlich mit automatisch erstellten Zusammenfassungen und Sprechererkennung. Ihr könnt viele verschiedene weitere Funktion mit der Software nutzen: Sie bietet euch unter anderem Zeitstempel und Tagging. Auch von einer leistungsstarken Suchmaschine könnt ihr profitieren – Aussagen aus vergangenen Meetings könnt ihr damit ganz leicht wiederfinden. Zusätzlich liegt ein besonderer Fokus auf der Erstellung von Meeting-Highlights, die automatisch generiert werden und die wichtigsten Punkte eures Meetings hervorhebt. Auch mit der Genauigkeit der Transkriptionen überzeugt das Tool. Aber aufgepasst: Bei starkem Akzent oder schnellem, undeutlichen Sprechen, kann es hier auch mal zu Abweichungen kommen.

Für die Nutzer unter euch, die noch mehr Funktionen brauchen und dieses Tool regelmäßig benutzen werden, gibt es aber noch verschiedene kostenpflichtige Upgrades – Pro- und Businesspläne. Hier könnt ihr euren Nutzen optimieren: Die Software erkennt anhand der Multi-Meeting-Intelligenz bestimmte Trends, Muster oder wiederkehrende Themen und hebt diese für euch hervor. Der Preis für erweiterte Funktionen liegt bei 20USD pro Monat, kann aber je nach Standort variieren.

Ein besonderer Pluspunkt ist die mögliche Integration in über 5.000 Tools – unter anderem mit CRM- und Projektmanagement-Tools wie Asana und Salesforce. Das kann euren Workflow erheblich verbessern und Zeit sparen. Laut tl;dv ist die Software DSGVO-konform und erfüllt die europäischen Datenschutzstandards hinsichtlich der Transparenz bei der Speicherung und Verarbeitung eurer Daten. Letztere findet allerdings auf US-Servern statt, was viele Datenschutzexperten als problematisch bewerten.

Einen kleinen Haken kann die Einschränkung bei Offline-Funktionalität für euch mit sich bringen – der Fokus liegt auf Live-Transkriptionen. Außerdem berichteten bereits einige Nutzer von gelegentlichen technischen Problemen, zum Beispiel bei der Verbindung oder der automatischen Aufzeichnung. Hier habt ihr aber einen schnellen Support, der euch helfen kann. Auch der Datenschutz könnte für einige von euch noch nicht ausreichen – hier fehlen zusätzliche Sicherheitsfunktionen.

Abo-Modelle und Preise von tl;dv

Auch hier habt ihr wieder drei verschiedene kostenpflichtige Abo-Modelle zur Auswahl. Diese unterscheiden sich sowohl im Preis als auch ihren Funktionen.

• Das Pro-Abo bekommt ihr für 18€/Monat/Nutzer bei jährlicher Abrechnung oder für 29USD bei monatlicher. Hier verfügt ihr über eine unbegrenzte Anzahl an Uploads, unbegrenzte Anzahl an Meeting-Notizen und Zusammenfassungen. Außerdem könnt ihr tl;dv in über 5.000 andere Tools integrieren.
• Die Business-Version eignet sich am besten für Vertriebs- und CS-Teams und kostet 36€/Monat/Nutzer bei jährlicher Abrechnung (59USD bei monatlicher). Hier habt ihr zusätzlich eine umfassend anpassbare CRM-Integration, ein Multi-Team-Management und einen umfangreichen Support bei Problemen. 
• Das Enterprise-Modell wird preislich benutzerdefiniert zusammengestellt. Hier erhaltet ihr persönliche Unterstützung, erweiterte Sicherheit und erweiterte Team- und Datenverwaltung für Administratoren. 

Kann man tl;dv kostenlos ausprobieren?

Für alle, die gerade erst mit tl;dv anfangen, gibt es eine kostenlose Version ohne weitere Verbindlichkeiten. Ihr profitiert hier von einer unbegrenzten Anzahl an Sitzungen, Zuschauern und Zusammenfassungen, automatischer Sprechererkennung und Videoaufnahmen. Allerdings habt ihr nur 5 Uploads zur Verfügung und eine begrenzte Anzahl an KI-Meeting-Notizen. Trotzdem ein guter erster Einstieg. 

Read.ai

Auch Read.ai ist ein tolles Tool für eure Meetings – sie nimmt euch ebenfalls das Mitschreiben ab und analysiert gleichzeitig, wie gut eure Gespräche verlaufen. Auch diese KI-Transkriptionssoftware erstellt präzise Mitschriften in Echtzeit und hebt automatisch wichtige Aktionspunkte hervor – sei es aus Gesprächen, Meetings oder Interviews.

Die Software ist ebenfalls ziemlich leicht und intuitiv zu bedienen – damit auch für technisch weniger Versierte ein hilfreiches Tool. Mit der Integration in Zoom, Google Meet und MS Teams, fügt sich auch Read problemlos in euren Arbeitsalltag ein. Es werden bei der Transkription 12 verschiedene Sprachen unterstützt, wobei die Qualität je nach Sprache variieren kann – im Englischen überzeugt das Tool am meisten.

Besonders spannend sind die Analysefunktionen, mit denen ihr eure Effizienz in Meetings verbessern oder eure Fähigkeiten als Redner optimieren könnt. Weitere Pluspunkte sammelt die Software mit zusätzlichen Funktionen: Automatisierte Erkennung von Meeting-Highlights, automatische Notizen sowie Kollarobations-Anbindungen. Womit sich Read abhebt, ist in jedem Fall der Fokus auf die Live-Transkription im professionellen Kontext.

Was auch hier besonders cool ist: Ihr könnt für den Einstieg eine kostenlose Basis-Version nutzen. Diese erlaubt euch bis zu 5 Transkriptionen pro Monat, mit einer jeweiligen maximalen Dauer von einer Stunde. Wer offline erstellte Aufnahmen hochladen möchte, kann je nach Tarif zwischen 100 und 300 Minuten pro Monat nutzen. Den Pro-Plan bekommt ihr für 15 USD pro Monat für unbegrenzte Meetings und Uploads von maximal 100 Minuten pro Monat. Der Enterprise-Plan bietet euch für 22,50 USD im Monat eine Playback-Funktion sowie Zugang zu einem dedizierten Support Team und 200 Minuten pro Monat. Der Enterprise+-Plan für 29,75 USD erhält noch mehr Funktionen und sorgt für einen sichereren Umgang eurer Daten. Aber Achtung:  Es handelt sich bei jedem Paket um Einzelplatzlizensen – für jeden weiteren Nutzer muss eine zusätzliche Lizenz erworben werden.

Ein kleiner Haken ist in jedem Fall die fehlende CRM-Integrationsmöglichkeit, was euren Workflow beeinträchtigen könnte. Außerdem stellt der Datenschutz ein potenzielles Problem dar. Obwohl sie Software-Verschlüsselungstechnologien nutzen, werden die Daten in den USA verarbeitet – es ist also nicht ganz klar, ob alle DSGVO-Anforderungen erfüllt werden. Zudem berichten einige Nutzer von technischen Problemen, aber auch hier gibt einen Support sowie umfangreiche Online-Dokumentationen.

Abo-Modelle und Preise von Read.ai

Auch hier könnt ihr euch zwischen drei verschiedenen kostenpflichtigen Abo-Modellen entscheiden. Je nach dem wie groß euer Team ist und welche Funktionen ihr braucht, könnt ihr passend wählen. Grundsätzlich unterscheiden sich die Modelle vor allem in der Anzahl der Transkripte sowie Dateien, die ihr hochladen könnt, der Speicherkapazität und dem verfügbaren Support.

• Für einzelne Personen oder kleine Teams eignet sich die Pro-Version für 15 USD/Monat/Nutzer. Hier könnt ihr Teamfunktionen nutzen, 100 Dateien monatlich hochladen und von unlimitiertem Speicherplatz profitieren. 
• Für erweiterte Funktionen eignet sich die Enterprise-Version für 22,50 USD/Monat/Nutzer. Zu diesem Abo gehören zusätzlich noch Support bei technischen Problemen, eine Playbackfunktion und das Hochladen von 200 Dateien/Monat. 
• Enterprise+ lohnt sich für große Teams und Unternehmen und kostet 29,75 USD/Nutzer/Monat. Diese bekommen hier mehr Datensicherheit und erweiterte Steuerelemente. Hier können bis zu 300 Dateien pro Monat hochgeladen.

Kann man Read.ai kostenlos ausprobieren?

Auch diese Software könnt ihr kostenlos Nutzen. Mit 5 Meetings im Monat, kompletten automatischen Zusammenfassungen sowie Transkripten, könnt ihr euch optimal einen ersten Eindruck verschaffen. Sogar mit der mobilen App für iOS könnt ihr das Tool nutzen. 

Sally AI

Sally AI transkribiert Gespräche, erstellt automatische Zusammenfassungen und filtert wichtige Punkte, Aufgaben und Kundeneinwände aus euren Meetings heraus. Auch hier ist die Integration mit MS Teams, Google Meet und Zoom möglich und der Einsatz in digitalen Meetings nahtlos. Aber auch Vor-Ort-Termine sind kein Problem: Entweder nimmt Sally über eine Konferenzspinne teil oder wertet später eine hochgeladene Audiodatei aus.

Ein großer Pluspunkt dieser Software? Basierend auf den Ergebnissen aus euren Meetings schlägt sie euch To-Dos und Handlungsempfehlungen vor, ordnet sie automatisch den richtigen Personen zu und überwacht euren Fortschritt. Besonders cool? Sally hakt automatisch abschlossen To-Do’s ab.

Die Software kann über 35 Sprachen transkribieren – darunter Deutsch, Englisch und Spanisch. Zusätzlich zum Erstellen von Zusammenfassungen und Meeting-Highlights, analysiert das Tool auch eure Gespräche und deren Verlauf. Außerdem unterstützt Sally die automatische Sprechererkennung. Sie weist die Gesprächsbeitrage automatisch den entsprechenden Personen zu – Korrekturen sind im Nachhinein aber noch möglich. Das erstellte Transkript wird euch wenige Minuten nach dem Meeting per E-Mail zugeschickt, sodass ihr sofort damit weiterarbeiten könnt. Auch die Zusammenarbeit mit CRM-Systemen und Automatisierungstools ist bei dieser Software möglich – große Pluspunkte!

Sally unterstützt sowohl Audio- als auch Videodateien und ist DSGVO-konform. Das Tool wird vollständig in der EU gehostet und erfüllt alle Datenschutzanforderungen.

Doch Qualität hat ihren Preis – und der ist nicht gerade günstig. Das Positive vorab: Ihr könnt anhand einer kostenlosen Testversion für einen Monat schauen, ob Sally etwas für euch ist. Währenddessen habt ihr alle Funktionen zur Verfügung. Die Team- und Enterprise-Varianten kosten euch dann aber stolze 34€, beziehungsweise 73€ pro Nutzer pro Monat. Schaut also gerne erst einmal vorab, ob euch die Software gefällt.

Abo-Modelle und Preise von Sally AI

Bei Sally AI könnt ihr auch zwischen drei verschiedenen kostenpflichtigen Abo-Versionen wählen. Alle enthalten grundsätzliche Funktionen: Transkriptionen auf 35+ Sprachen, KI-Meetingzusammenfassungen, Aufgabenerkennung, der Integration in über 5.000 Tools. Je nach Modell erhaltet ihr aber noch zusätzliche Funktionen, die eure Arbeit weiter optimieren und effizienter gestalten können.

• Die Starter-Version kostet nach Ablauf der kostenlosen Testphase 8€/Monat/Nutzer bei jährlicher Abrechnung. Hier erhaltet ihr unter anderem 1.200 Transkriptminuten pro Monat, KI-Zusammenfassungen sowie Aufgabenerkennung. Auf erweiterte Funktionen müsst ihr allerdings verzichten. 
• Die Team-Version kostet 34€/Monat/Nutzer bei jährlicher Abrechnung. Ihr erhaltet hier unbegrenzte Transkriptionsminuten, intelligente Meetingvorbereitungen, Anpassung der Zusammenfassung nach Meeting-Typ sowie ein Aufgabendashboard. 
• Die Enterprise-Version hat einen Preis von 73€/Monat/Nutzer bei jährlicher Abrechnung. Hier erhaltet ihr zusätzlich noch einen Support, eine Aufgabenerkennung aus E-Mails und ein Vertriebscockpit. 

Kann man Sally AI kostenlos ausprobieren?

Sally AI könnt ihr anhand einer 4-wöchigen Testphase ganz einfach testen. Hier erhaltet ihr Zugriff auf alle Funktionen, auch die aus der Enterprise-Version. Nachdem die Testphase abgelaufen ist, zahlt ihr 8€/Monat/Nutzer bei jährlicher Abrechnung. 

Fazit

KI-gestützte Protokolle sind definitiv ein Gamechanger, wenn es um Meetings, Interviews und Co. geht. Sie sparen euch eine Menge Zeit und verhindern, dass nichts mehr aus euren Gesprächen verloren geht. Die Tools erledigen fast alle wichtigen Aufgaben für euch – automatische Zusammenfassungen, Analysen und clevere Handlungsempfehlungen. Dadurch könnt ihr euch voll und ganz auf die Gespräche und die wichtigen Aufgaben konzentrieren.

Zwischen den verschiedenen Tools gibt es einige Unterschiede – von der Preisstruktur über die Anzahl der unterstützen Sprachen bis hin zu den angebotenen Funktionen. Viele von ihnen bieten kostenlose Basis- oder Testversionen an. Dadurch könnt ihr die Tools ganz einfach testen und schauen, welche Software am besten zu euch passt und ob das Ganze überhaupt etwas für euch ist. Wenn ihr aber genug vom Mitschreiben habt und nach mehr Effizienz strebt, sind diese Tools eine echte Überlegung wert.

Fast alle Tools überzeugen mit dem Angebot einer kostenlosen Basis-Version. Bis auf Sonix.ai könnt ihr grundsätzlich jede Software gebührenfrei nutzen. Sally AI glänzt hier sogar mit einer vier-wöchigen Testversion, in welcher ihr kostenlos alle Funktionen, die sonst nur für Geld zur Verfügung stehen, nutzen könnt. Trotzdem müsst ihr etwas tiefer in die Tasche greifen, wenn ihr die Funktionen von Sally AI dauerhaft nutzen möchtet. Fireflies.ai und tl;dv schneiden preislich und funktionell am besten ab. Hier habt ihr kostengünstig viele Funktionen zur Verfügung und keine Begrenzungen bei Uploads oder was die Transkriptionsminuten angeht. 

Trotzdem kann man festhalten, dass jedes Tool unterschiedliche Funktionen zu unterschiedlichen Preisen anbietet und es ganz darauf ankommt, welche ihr davon braucht und was ihr bereit seid dafür auszugeben.

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