Schöne neue Arbeitswelt: Arbeiten wir smarter oder doch nur mehr und schneller?

Wie unsere digital gestützte Arbeitswelt aussieht, liegt ganz allein in unserer Macht. Umso wichtiger sind heute und morgen die digitalen Kompetenzen des Einzelnen, sowie ein durchdachtes digitales Konzept des Arbeitgebers. Kritiker stehen der Fülle an digitalen Werkzeugen, neuen kollaborativen Arbeitsmethoden und der Ort- und Zeitentkoppelten mobilen Arbeit skeptisch gegenüber. Arbeiten wir am Ende smarter oder doch einfach nur mehr und schneller? Einer in vielen Teilen durch Angst, Skepsis und Fehlinformation gekennzeichneten Debatte möchte ich ein paar Aspekte beisteuern, die meines Erachtens wichtig sind in der Suche nach Lösungen dafür, unsere Arbeitswelt der Gegenwart und Zukunft optimal zu gestalten.

Dieser Beitrag ist Teil einer Artikelserie, die sich im Vorfeld der Konferenz MSFT Explained mit Fragen der Digitalisierung unserer Gesellschaft auseinandersetzt.

Ich bin der Meinung, wir können sehr wohl intelligenter (“smarter”) arbeiten. Das hat erstmal mit dem Arbeitsvolumen und der Geschwindigkeit nicht unbedingt etwas zu tun. Man muss es aber auch nicht völlig getrennt voneinander betrachten.

Wovon ist eigentlich die Rede?

Ob “New Work” oder Arbeit 4.0, jeder hat seine eigene Vorstellung dessen, was unter der “Neue Arbeit”-Debatte gemeint ist. Allen Definitionen, Studien und Diskursen sind gleich, dass wir uns sehr schwer damit tun, zum einen abzugrenzen wann die alte Arbeit endet und die neue beginnt oder begann. Zum Anderen wird auf verschiedenen Ebenen diskutiert, die einen auf arbeitsrechtlicher Ebene, die anderen auf volkswirtschaftlicher Ebene. Wiederum andere denken in Berufsbildern, Industrie 4.0 oder sozioökonomischen Machtverschiebungen. Es gibt bedrohliche Untergangsszenerien, genauso wie heile Welt Szenarien.

Irgendwo dazwischen steht die Frage der aktuell existierenden digitalen oder vernetzten Werkzeuge, die uns Menschen heute oder in naher Zukunft zur Verfügung stehen und wie wir uns diese zunutze machen, um unsere Arbeit zu verbessern. Die technophobe Fraktion macht auch hier Angst vor einer Dominanz der Gadgets, sieht sich durch “always on”-Mentalitäten bedroht und befürchtet. Dass das Individuum einfach mehr und mehr Arbeit zu schultern hat, weil die Technologien vieles an Prozessen und Kleinkram wegrationalisieren hilft. Die technophile Fraktion stürzt sich hingegen auf jedes neue Tool. Das auf den Markt kommt, erfreut sich der Möglichkeiten, vom Schlafzimmer heraus ein Firmenimperium aufbauen zu können und schickt lieber um Mitternacht noch Mails. Anstatt morgens mit einem Emailberg zu frühstücken.

Kompetenzen und Konzepte für smartes Arbeiten

Dem Dickicht an digitalen Tools, vernetzten Arbeitsprozessen und neuen Eigenverantwortungen gilt es, eine Stärkung des Einzelnen entgegen zu setzen. Nur wer dazu technisch und intellektuell in der Lage ist, wird sich in der neuen digitalen Arbeitswelt wohl fühlen und sich die Digitalisierung zu Nutze machen können, statt von ihr getrieben zu werden. Auf der anderen Seite sind die Arbeitgeber gefragt, beziehungsweise die Arbeitsumfelder selbst. Auch dort braucht es digitale Konzepte, die optimale Zusammenarbeit in neuen Teams und Hierarchien clever definieren, technische Hilfestellungen ermöglichen, für Weiterbildung, Sicherheit und Motivation sorgen und Mitarbeiter konkret in die Auswahl von Hardware, Software und Prozessen miteinbeziehen, die Individuen stärken und Arbeit besser machen.

Wenn neue Technologien einzelne Personen überfordern, Druck erzeugen, belasten oder rein aus ökonomischen Optimierungsgründen eingesetzt werden, dann ist das ein Problem. Ein großes Problem daran ist aber auch der oder die einzelne Arbeitnehmer/in, wenn entsprechende Kompetenzen nicht vorhanden sind. Um sich digitale, vernetzte Hilfsmittel genau zu dem zu machen. Wozu sie gedacht sind (zur Hilfe), bedarf es eines gewissen Grads an digitaler Kompetenz, die zwar zu einem Großteil technischer Natur ist, aber auch oft nur Einarbeitungszeit, Aufklärung oder Information erfordert. In vielen Kontexten ist daran aber nicht gedacht. Mitarbeiter werden, was neue digitale Arbeitsumgebungen anbelangt, oft vor vollendete Tatsachen gestellt und damit sind manche berfordert. Andere fühlen sich wiederum in die Vergangenheit transportiert, sobald sie im Büro angekommen sind.

Eine Stärkung individueller digitaler Kompetenzen ist Kernbaustein einer smarten “neuen” Arbeitswelt. Die digitale Transformation reduziert schnell aber schrittweise mehr und mehr Routinetätigkeiten, Prozessarbeit und administrative Komponenten der Kernarbeit. Gleichzeitig aber landen immer mehr scheinbar banale Aufgaben, von der Terminverwaltung bis zur Reisekostenabrechnung, beim Mitarbeiter. Vor allem neue digitale Unternehmen, auch in Konzerngröße, haben sich längst von “Sekretärinnen” verabschiedet. Ein Relikt aus dem Industriezeitalter. In der Arbeitswelt von morgen wird jeder einzelne zu einer selbstorganisierenden Projektzelle, der oder die Arbeitnehmer/In sind nicht mehr länger ein kleines Rädchen, sondern jeweils ein Unternehmen im Unternehmen. Jeder ist sein eigener Projektleiter.

Durch die genannte Reduzierung entsteht aber gleichzeitig oft der Druck, mehr Kernarbeit auf sich zu nehmen. Wer nun sein digitales Arbeitsumfeld nicht so weit im Griff hat, sich dadurch die Arbeit zu erleichtern, steht plötzlich vor mehr Belastung, statt weniger. Daher ist es essentiell, dass sich Mitarbeiter sowohl selbst, als auch organisiert durch Arbeitgeber, digitale Kompetenzen aneignen. Es muss begonnen werden, die Technologien im Ansatz zu verstehen und in Teams zusammen optimale Arbeitsprozesse zu entwickeln. An deren Ende muss ein Arbeitsumfeld stehen, bei dem die digitalen und vernetzten Werkzeuge natürlicher Teil des Arbeitsverhaltens oder fast unsichtbare Helfer werden. Quasi digitale Erweiterungen der natürlichen Personen und Prozesse. Das zu erreichen ist schwer, vor allem in technologiefernen Branchen oder bei entsprechend ungünstigen Demografie- oder Arbeitsstrukturen. Wenn Mitarbeiter aber erst einmal diverse Tools und neue Prozesse voll im Griff haben, redet auch niemand mehr davon, dass diese nur eine Last wären.

Lösungsebene 2: Digitale Konzepte auf Arbeitnehmerseite

Arbeit für alle smarter zu gestalten beginnt schon auf IT Ebene. Ein modernes “IT Landscape Management” sollte auch für kleine Unternehmen oder Projekte kein Fremdwort sein. Welche Tools setzen wir ein, welche Geräte stehen zur Verfügung, wer ist für die Technik verantwortlich, wie steht es um die Akzeptanz bei den Mitarbeitern? Ebenso wichtig, vor allem in größeren Organisationen, ist eine durchdachte BYOD(“bring your own device”)-Strategie, die ein sinnvolles Zusammenspiel mit der Konzerninfrastruktur ermöglicht, Sicherheitsfaktoren bedenkt und Mitarbeiter aber nicht in ihren kreativen Freiräumen einschränkt.

Beides zusammen sollte dafür sorgen, dass sich die Mitarbeiter von einem digitalen Arbeitsumfeld mit Hand und Fuß unterstützt fühlen. Viele Unternehmen lassen ihre Mitarbeiter größtenteils alleine, überfordern sie mit IT-Prozessen und Vorschriften oder verweigern wichtige oder motivierende Tools, was wiederum zu Demotivation und Effizienzverlusten führt. Eine Einbeziehung von Mitarbeitern in die Bedarfsanalyse bei Tools und Geräten hilft dabei, jenseits der Geschmäcker von Abteilungsleitern die Technologien zum Einsatz zu führen, mit denen Mitarbeiter nachher auch gut und gerne arbeiten können und wollen.

Viel wichtiger aber ist es, dass all dies Teil einer kohärenten digitalen Strategie oder zumindest projektbezogener digitaler Konzepte ist, mit denen die Organisation für sich und seine Mitarbeiter einen Weg vorzeichnet. Er bestimmt wie mit Entwicklungen der digitalen Transformation umgegangen wird. Dort sollten sich Fragen nach dem Einsatz von Technologien, der Veränderung von Rollen im Unternehmen, der Anpassung von Hierarchien und Prozessen, sowie der Innovation oder möglicher Disruption ökonomischer Aspekte der Organisation wiederfinden. Wie steht das Unternehmen beispielsweise zu flexiblen Arbeitszeiten und -orten? Wie ist das Verhältnis von festen und freien Angestellten? Welche Rollen spielen Diversität und Familienfreundlichkeit? Will das Unternehmen digital eine Führungsrolle einnehmen? Zu viele Organisationen empfinden heute nach wie vor “IT” im weitesten Sinn als Klotz am Bein, als Kostenfaktor oder Thema, das man auf eine “IT Abteilung” abschieben kann, wenn man eine hat. Solange diese Denkweise nicht Platz macht für ein systemisches Verständnis von Digitalisierung und Vernetzung im Arbeitsalltag von Unternehmen, wird es weiterhin kein positives Bild von neuer Arbeit geben.

Smartere Arbeitswelt

Es klingt wie eine arrogante Aussage technologieverwöhnter “mobile Worker” aus der Berliner Blase. Aber nüchtern betrachtet gibt es viele strategisch gesehen logische Lösungsansätze für neue Arbeit. Neben den kulturellen Umwälzungen in unserer Arbeitswelt gibt es eben viele Hindernisse, die mit gutem Management in sinnvollem Aufwand doch überwindbar sind. Wenn ich das nächste Mal von jemandem zu hören bekomme, dass all die Apps, Tools und Plattformen nur das Arbeitsvolumen erhöhen und die Geschwindigkeit im Unternehmen hochdrehen, werde ich fragen: Warum ist das denn so? Wird das im Unternehmen thematisiert? Wer gibt die Regeln vor? Kommst Du mit den Tools zurecht? Vielleicht sollten sich mehr Manager an die eigene Nase fassen und sich fragen, wie in der eigenen Organisation gearbeitet wird und sich als nächstes Projekt erst einmal eine Strategie erarbeiten. Zusätzlich sollte sich gefragt werden, wie mit dem digitalen Wandel umzugehen ist, bevor wieder irgendjemand neue Tablets einkaufen will oder die ganze Abteilung zum dritten Mal im Jahr ins nächste Projektmanagement-Werkzeug einlädt.